Case Study App & Web-Admin 2025 / 2026

KSI Kältetechnik — vom Zettel zur App.

Eine native App für Mitarbeiter und eine Web-Verwaltung für die Geschäftsführung. Stundenzettel, Urlaub, Krankmeldungen und Projekt-Verwaltung in einem System, exakt auf den Workflow der Firma zugeschnitten.

Kunde KSI Kältetechnik
Leistung App + Web
Plattformen iOS · Android · Web
Dauer ~9 Monate
/ 01
Kontext

Die Ausgangslage.

Wer

Ein regional verwurzeltes Unternehmen für Industrie- und Gewerbekälte mit mehreren Monteurteams, Projektleitung und Geschäftsführung.

Was

Stundenzettel wurden handschriftlich auf Papier ausgefüllt, am Monatsende eingesammelt und in Excel nachgetragen. Fehleranfällig, intransparent, zu langsam.

Ziel

Ein System, das Monteuren die Stundenabgabe in zwei Minuten auf dem Handy ermöglicht — und der Geschäftsführung sofortige Übersicht verschafft.

/ 02
Vier Phasen

Vom Whiteboard
zur fertigen App.

01 / 04

Skizze am Whiteboard

Zwei Tage mit dem Inhaber. Workflows aufgezeichnet, Papier-Formulare fotografiert, Hürden identifiziert. Aus wirklichem Alltag, nicht aus dem Lehrbuch.

8,5h 8,0h offen 🔒 ksi-admin.app Dashboard Stunden Monteure Projekte Urlaub 1 284 Stunden 14 Monteure 22 Projekte Stunden / KW Mitarbeiter-App iOS · Android · Offline Admin-Web Geschäftsführung · Desktop sync ↯ beide Richtungen Türkis = Brand,
solide, ruhig
Offline-first!
14 Monteure,
oft keine Netz
+ FAB
neuer Eintrag
KW-Verlauf
Trend-Ansicht
— Plauen · 04/25 · mkul
Mobile · App 375 × 812
Heute · MI 17.04.
Kühlh. Auerbach
07:00 — 15:30 · 8,5 h
Klimatechnik EKZ
07:30 — 16:00 · 8,0 h
Fr · Offen
noch nicht erfasst
Heute
Proj.
Urlaub
Profil
Desktop · Admin 1440 × 900
KSI
Dashboard
Stunden
Monteure
Projekte
Urlaub
Settings
1 284
Stunden
14
Monteure
22
Projekte
3
Offen
Name · Projekt · Stunden · Status
Thomas B.
Kühlh.
8,5 h
Markus K.
Klima ZW
9,0 h
Alex S.
Wartung
7,5 h
24 px gap · autolayout
Dashboard
Stundenzettel
Mitarbeiter
Projekte
Urlaub
Einstellungen
Übersicht · April 2026
KW 16
1 284
Stunden
14
Monteure
22
Projekte
3
Offen
NameProjektStundenStatus
Thomas B.Kühlh. Auerbach8,5 hOK
Markus K.Klimatechnik ZW9,0 hOK
Alex S.Wartung Halle 37,5 hWartet
Dashboard
Stunden
Projekte
Urlaub
Übersicht · April 2026
KW 16
1 284
Stunden
14
Monteure
22
Projekte
3
Offen
9:41
📶
Heute
Mi, 17.04.2026
Kühlh. Auerbach
07:00 — 15:30
8,5 h
Klimatechnik EKZ
16:00 — 18:30
2,5 h
Heute
Woche
Urlaub
Profil
/ 03
Web-Verwaltung

Für die Geschäftsführung.

🔒 ksi-admin.app / dashboard
Übersicht
Dashboard
Wochenplan
Erfassung
Stundenzettel 3
Urlaubsanträge 2
Krankmeldungen
Verwaltung
Mitarbeiter
Projekte
Auswertungen
System
Einstellungen
Stundenzettel — Übersicht
KW 16 · 13.04. – 19.04.2026
Gesamt Stunden
1 284
↗ +8,4 % vs. Vorwoche
Aktive Monteure
14 / 16
2 im Urlaub
Laufende Projekte
22
3 eskaliert
Offene Freigaben
3
heute prüfen
Mitarbeiter Projekt Zeitraum Stunden Status
TB
Thomas B.
Kühlhaus Auerbach
13.04 — 17.04
42,5 h
Freigegeben
MK
Markus K.
Klimatechnik EKZ
13.04 — 17.04
40,0 h
Freigegeben
AS
Alexander S.
Wartung Halle 3
13.04 — 17.04
38,5 h
Wartet
SW
Stefan W.
Industriekälte Sued
13.04 — 17.04
44,0 h
Freigegeben
LM
Lukas M.
Neubau Kühllager
13.04 — 17.04
39,0 h
Entwurf
DH
Daniel H.
Kühlh. Auerbach
13.04 — 17.04
41,0 h
Wartet
seitlich scrollen für Details
/ 04
Mitarbeiter-App

iOS und Android.
Nativ.

9:41
●●●📶100%
Diese Woche
KW 16 · 40 h gesamt
Mo · Kühlh. Auerbach
07:00 — 15:30
8,5 h
Di · Klimatechnik EKZ
07:30 — 16:00
8,0 h
Mi · Wartung Halle 3
08:00 — 16:30
8,0 h
Do · Kühlh. Auerbach
07:00 — 15:30
8,0 h
Fr · Offen
noch nicht erfasst
+
Heute
Projekte
Urlaub
Profil
9:41
●●●📶100%
Urlaub
17 von 30 Tagen verfügbar
30
Gesamt
13
Genommen
17
Frei
Geplant
Sommer 2026
27.07 — 14.08
✓ OK
Weihnachten
23.12 — 02.01
Anfrage
Heute
Projekte
Urlaub
Profil

Native iOS · Native Android · React Native + Expo

/ 05
Funktionen

Was das System kann.

01

Stundenerfassung

Pro Tag, pro Projekt, in zwei Minuten eingetragen. Offline-fähig — die Synchronisation läuft, sobald wieder Netz da ist.

02

Projektverwaltung

Alle Aufträge mit Kunde, Adresse, Ansprechpartner, Laufzeit und zugewiesenen Monteuren. Im Büro und auf der Baustelle sichtbar.

03

Urlaubsverwaltung

Monteur beantragt in der App, Geschäftsführung genehmigt per Klick im Web. Resttage werden automatisch berechnet.

04

Krankmeldungen

Morgens gemeldet — Teamleiter und Geschäftsführung bekommen sofort Push. Wochenplan wird automatisch angepasst.

05

Wochenplan

Die Geschäftsführung plant Einsätze im Web. Monteure sehen ihren Plan in Echtzeit auf dem Handy.

06

Personalakten

Zertifikate, Führerscheine, Eintrittsdaten, Arbeitszeitmodelle — alles zentral, mit Erinnerungen vor Ablauf.

07

Auswertungen

Stunden pro Projekt, pro Monteur, pro Monat. Export in Excel mit einem Klick — oder direkt als PDF.

08

Push-Benachrichtigungen

Neue Freigaben, offene Anträge, Jubiläen. Wer wissen muss, erfährt es sofort — keine täglichen E-Mail-Logins mehr.

09

Mehrmandanten-fähig

Rollen für Monteur, Projektleiter und Geschäftsführung. Jeder sieht exakt das, was er darf — und nicht mehr.

/ 06
Technik

Sauber gebaut.

App · React Native Build · Expo Web · Next.js 15 DB · Supabase (PostgreSQL) Auth · Supabase Auth + Row Level Security Push · Expo Notifications + APNs/FCM Hosting · Vercel Pro Store · App Store Connect + Google Play Console Monitor · Sentry Language · TypeScript strict
/ 07
Ergebnis

Was sich geändert hat.

0% weniger Zeit für Stundenabgabe
0 Papier-Zettel pro Monat
< 0h bis zur Freigabe
0% Übersicht in Echtzeit

Wir haben das System exakt nach unserem Workflow bekommen. Kein Standard-Produkt, das wir anpassen müssen — sondern etwas, das von Tag eins passt.

Fritz E. · Geschäftsführung KSI Kältetechnik

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